Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç ve Kapsam

Bu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası, Crea Sofa Mobilya Sanayi ve Limited Şirketi’nin Demontha markası altında işlediği kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiğini, ne kadar süre saklandığını ve saklama süresi sona erdiğinde bu verilerin nasıl silineceğini, yok edileceğini veya anonim hale getirileceğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Politika; Şirket tarafından otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenen, elektronik ya da fiziki ortamlarda tutulan tüm kişisel verileri kapsar.

Şirket, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde kişisel veri işleme faaliyetlerini yürütür.

2. Tanımlar

Aşağıdaki tanımlar KVKK’da yer alan karşılıklarıyla uyumludur.

Kişisel Veri:
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri:
Sağlık verileri, ceza mahkûmiyeti, biyometrik ve genetik veriler gibi hassas nitelikteki veriler.
Veri Sorumlusu:
Kişisel verilerin işlenme amaç ve yöntemlerini belirleyen gerçek veya tüzel kişi olarak Crea Sofa Mobilya Sanayi ve Limited Şirketi.
İmha:
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemlerinin tamamı.

3. Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar

Kişisel verileriniz işleme amaçlarına bağlı olarak elektronik veya fiziki ortamlarda saklanmaktadır.

Elektronik ortamlar; sunucular, bulut sistemleri, bilgisayarlar, mobil cihazlar, veri tabanları, güvenlik yazılımları, ERP ve CRM sistemleri, e-posta altyapıları ve www.demontha.com.tr üzerinden yürütülen işlemleri içerir.

Fiziki ortamlar; kağıt formlar, sözleşmeler, faturalar, irsaliyeler, özlük dosyaları ve mağaza/ofis içi basılı evrakları kapsar.

Tüm ortamlara erişim yetkileri rol bazlı olarak sınırlandırılmakta ve kayıt altına alınmaktadır.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Saklanmasının Sebepleri

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri kapsamında ve aşağıdaki amaçlarla işlenmekte ve saklanmaktadır.

  • Ürün ve hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi.
  • Sipariş, teslimat, iade ve satış sonrası destek işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
  • Müşteri ilişkileri, talep ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesi.
  • Fatura kesimi, ödeme alma ve muhasebe işlemlerinin yapılması.
  • Tedarikçi ve iş ortaklarıyla yapılan sözleşme ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi.
  • İşe alım, özlük dosyası ve bordro işlemlerinin yürütülmesi.
  • Mağaza, depo ve ofislerde kamera görüntülerinin alınması ve fiziki güvenliğin sağlanması.
  • Mağaza ve çevrimiçi ziyaretçi kayıtlarının tutulması.
  • Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda delil sağlanması.
  • Şirket faaliyetlerinin geliştirilmesi ve meşru menfaatlerin korunması.

Kişisel verileriniz yalnızca ilgili amacın gerektirdiği süre boyunca saklanır.

5. Saklama Süreleri ve Periyodik İmha

Kişisel verilerin saklama süreleri belirlenirken ilgili mevzuatta yer alan zorunlu süreler, ticari ve mali kayıt tutma yükümlülükleri, zamanaşımı süreleri ve olası hukuki uyuşmazlıklarda delil sunma gereklilikleri dikkate alınır.

Şirket, periyodik imha dönemlerini yılda iki kez olarak belirlemiştir.
Bu dönemlerde saklama süresi dolmuş veya işlenmesini gerektiren hukuki sebebi kalmamış olan kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Tedbirler

Şirket, kişisel verilerin korunması amacıyla teknik ve idari tedbirler uygular.

  • Elektronik veriler için güvenlik duvarları, antivirüs yazılımları, saldırı tespit sistemleri, penetrasyon testleri ve şifreleme yöntemleri kullanılmaktadır.
  • Fiziksel ortamlar kamera sistemi, alarm, kilitli depolama ve kontrollü erişim yöntemleriyle korunmaktadır.
  • Yetkisiz erişimi engellemek için rol bazlı yetkilendirme uygulanmakta ve erişimler düzenli olarak denetlenmektedir.
  • Çalışanlara KVKK ve veri güvenliği konusunda eğitimler verilmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için ek şifreleme, sınırlı erişim ve detaylı log kayıtları tutulmaktadır.

7. Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme

Kişisel verileriniz;

işleme amacı sona erdiğinde,
saklama süresi dolduğunda,
KVKK kapsamında talepte bulunduğunuzda ve saklamayı gerektiren hukuki şart ortadan kalktığında

silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Silme işlemi ilgili veriye erişimi tamamen engelleme anlamına gelir.
Yok etme işlemi verinin bulunduğu ortamın fiziksel olarak kullanılamaz hale getirilmesidir.
Anonim hale getirme işlemi ise verinin hiçbir şekilde bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesini ifade eder.

8. İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında Şirket’e başvurarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
  • İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
  • Verilerin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
  • Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
  • Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
  • Verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme.
  • Bu işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
  • Otomatik işlem analizi sonucunda aleyhinize bir durum oluşması hâlinde buna itiraz etme.
  • Zarar doğması durumunda tazminat talep etme.

9. Politikanın Yayınlanması ve Güncellenmesi

Bu Politika www.demontha.com.tr adresinde yayımlanır.

Mevzuat değişiklikleri veya şirket süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda Politika gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir. Yeni sürümün yayımlanmasıyla birlikte önceki sürüm yürürlükten kalkar.